30.04.2018

Studium przypadku

Jednym z naszych dużych międzynarodowych klientów jest producent żywności prowadzący działalność na szczeblu globalnym i posiadający siedzibę główną we Włoszech. Prowadząc działalność za pośrednictwem szeregu spółek zależnych w większości państw europejskich, nasz klient jest zobowiązany do licencjonowania opakowań między innymi we Francji, Hiszpanii, we Włoszech oraz w Belgii i Holandii.

Systemy odbioru opakowań funkcjonujące w tych krajach, w chwili obecnej zorganizowane w sposób monopolistyczny, należą do najbardziej złożonych w Europie pod względem licencjonowania, rejestracji i składania sprawozdań dotyczących ilości opakowań. Konieczna znajomość frakcji materiałów, klasyfikacji grup produktów, stosowanie kryterium ilości lub rejestracja dla celów zwolnienia opakowań eksportowych z obowiązku odbioru stanowią kwestie daleko wykraczające poza zwykłe sprawozdanie merytoryczne i które w związku z powyższym nasi klienci wolą pozostawić ekspertowi, mianowicie Interseroh.

Przez ostatnich pięć lat nasz klient ufał świadczonym przez nas kompleksowym usługom z zakresu outsourcingu: Interseroh zarządza działalnością z zakresu licencjonowania i sporządzania deklaracji w pięciu krajach europejskich. W jaki sposób? Klient po prostu przekazuje dane dotyczące swoich produktów i sprzedaży Interseroh. Porównujemy krajowe systemy licencjonowania, zapewniamy pomoc (w przypadkach, gdy jest to potrzebne) w podejmowaniu decyzji dotyczących pozyskania partnera i przejmujemy odpowiedzialność za procedurę rejestracji klienta. W następnej kolejności dokonujemy weryfikacji danych: kategoryzujemy informacje dotyczące produktów i dokonujemy ich konwersji tak, aby posiadały wymagany format. Kolejne działania Interseroh obejmują sporządzanie, w sposób regularny i terminowy, sprawozdań dotyczących ilości opakowań, uwzględnianie zmian w systemie, monitorowanie rozliczeń a także zarządzanie w imieniu klienta całością korespondencji przychodzącej od systemów zagranicznych.

Z pomocą Interseroh, nasz klient był w stanie wygenerować oszczędności z tytułu opłat licencyjnych w wysokości 69 000 EUR w tylko jednym kraju w ciągu dwóch lat naszej współpracy. Źródła tego dużego potencjału oszczędnościowego są złożone: nieprawidłowe deklaracje dotyczące materiałów, nieprawidłowa kategoryzacja grup produktów lub niepełne zastosowanie systemu premiowania mogą łącznie skutkować powstaniem istotnej kwoty w dość krótkim czasie.

Od tego czasu klient rozszerzył współpracę z Interseroh oraz, w kontekście projektu doradczego prowadzonego w odniesieniu do kolejnych dwunastu krajów europejskich, został dokładnie zapoznany z potencjalnym ryzykiem i możliwościami oszczędności związanymi z licencjonowaniem opakowań.
Wnioski sformułowane na podstawie współpracy z wieloma naszymi dużymi klientami:

  • Brak jednego, jasnego obrazu: Klienci międzynarodowi często przekazują kwestie związane z licencjonowaniem opakowań swoim spółkom zależnym w danym kraju, przez co spółki dominujące mogą łatwo przeoczyć ryzyko prawne i konieczność realizacji wymaganych obowiązków.
  • Słaba struktura IT: Informacje dotyczące produktów i materiałów są często przygotowywane przy użyciu narzędzi, które są wysoce podatne na błędy manualne i ludzkie. Narzędzia te bardzo szybko stają się źródłem ryzyka.
  • Niewystarczająca dostępna wiedza: Menadżerowie odpowiedzialni za poszczególne kraje, zajmujący się obowiązkami z zakresu licencjonowania, nie posiadają często wiedzy na temat prawa, materiałów lub systemu, aby móc realizować zadania zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w danym kraju. Ponadto, bariera językowa może sama w sobie stanowić istotne utrudnienie.

W celu rozwiązania powyższych problemów, od stycznia 2018 roku nasz klient będzie korzystać z wersji testowej oprogramowania Interseroh, zapewniającego zgodność z europejskimi przepisami prawa. Oprogramowanie internetowe regularnie zgłasza menedżerom produktu konieczność wprowadzenia danych dotyczących sprzedaży. Oprogramowanie, które zawiera całość wiedzy know-how Interseroh, dokonuje interpretacji danych i kategoryzuje je zgodnie z krajowymi wymogami prawnymi. Produktem wyjściowym otrzymywanym przez klienta jest kompletne i prawidłowo sformatowane sprawozdanie, spełniające wymogi systemu zwrotu. Nasze narzędzie zapewnia centrali operacyjnej dostęp do wprowadzonych danych dotyczących danego kraju oraz podejmowanych czynności z zakresu zgodności z przepisami prawa, jednocześnie zwalniając ją całkowicie z obowiązku realizacji uciążliwych zadań badawczych na szczeblu krajowym.

Wstecz